Lutter contre la surcharge de travail des Responsables QSE : Adieu les fichiers Excel complexes !
Dans le monde de la gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l’Environnement (QSE), les acteurs font face à un défi constant : la surcharge de travail.
Un des principaux coupables ? Les multiples fichiers Excel, qui semblent se multiplier plus rapidement que les tâches peuvent être accomplies.
Excel, le premier niveau pour gérer son travail
La capacité d’Excel à automatiser des actions permet de gagner du temps, et cela même sans être un expert du logiciel. Grâce à ses macros et formules, il automatise les tâches répétitives, accélérant ainsi le traitement des données et la création de rapports.
Néanmoins, sans y être formé, on arrive rapidement à sa limite. En effet, Excel est un outil complexe, il permet de faire des choses complexes comme des listes automatiques, des matrices ou encore les fameux tableaux croisés dynamiques.
Mais quoi qu’il en soit, avec le temps, les feuilles Excel s’accumulent. On commence alors à jongler avec et on s’y perd.
Par ailleurs, l’entreprise s’agrandit et ses équipes aussi. Les nouveaux doivent s’imprégner des fichiers, les comprendre, se former dessus. Et quand ils y arrivent, on rencontre un nouveau problème. On a du mal à coopérer sur Excel.
Souvent, les responsables QSE actualisent les fichiers et les transmettent à leurs équipes une fois le document à jour par mail. Et cela à chaque modification. Ils doivent aussi vérifier qu’ils ont la dernière version de leur fichier avant d’y effectuer une modification, sinon ils risquent de devoir le refaire.
En bref, la maintenance, la consolidation manuelle et l’exploitation de ces fichiers devient, avec le temps et le nombre des acteurs, une danse délicate, pouvant facilement conduire à des erreurs, à des données obsolètes et à une perte sévère de temps et d’énergie, précieux.
La surcharge de travail résultant de la gestion de multiples fichiers Excel a un impact direct sur la disponibilité des acteurs QSE (responsables, animateurs, contributeurs,…), qui vient à manquer pour les projets et l’animation des démarches vertueuses.
C’est d’autant plus criant quand la mise à jour manuelle doit faire l’objet de recherche et collecte d’informations auprès de plusieurs collaborateurs, comme c’est souvent le cas pour les tableaux de suivi manuel des plans d’action transverses.
Quelles sont les alternatives à Excel ?
La surcharge de travail des Responsables QSE due à la gestion de multiples fichiers Excel complexes peut être un problème du passé !
Pour libérer les Responsables QSE de cette surcharge de travail, la transition vers un système de gestion QSE intégré et collaboratif est essentielle.
Un logiciel spécialisé en ligne offre la possibilité de consolider automatiquement toutes les informations liées à la qualité, à la sécurité et à l’environnement en un seul endroit, même si les sources d’informations sont réparties sur sur plusieurs sites.
Fini les jongleries avec les fichiers Excel ; tout est à portée de clic, les liens entre informations étant constamment à jour, en temps réel.
Un système de gestion QSE intégré permet une gestion plus efficace des processus, une mise à jour instantanée des données, et une visibilité accrue sur l’ensemble du système QSE. Il réduit les risques d’erreurs humaines, le stress associé, et libère du temps précieux pour les Responsables QSE, qui peuvent désormais se concentrer sur des tâches plus stratégiques, et de manière plus durable.
Investir dans cette transition peut non seulement soulager la pression quotidienne, mais également contribuer à renforcer la conformité et la compétitivité de l’entreprise sur le long terme.
Les solutions les plus modernes et complètes intègrent en plus un assistant boosté à l’Intelligence Artificielle, pour des conseils interactifs et contextuels, qui font eux aussi gagner du temps, ainsi qu’une application mobile avec prise de photos, indispensable aux tournées terrain, comme les Gemba walk.